Viele Menschen buchen Termine am liebsten dann, wenn sie gerade daran denken – abends auf dem Sofa, in der Mittagspause, am Wochenende. Genau dann ist Ihr Betrieb geschlossen. Eine Online-Terminbuchung nimmt diese Anfragen an, ohne dass jemand ans Telefon muss.
So funktioniert es
- Sie legen Ihre Leistungen mit Dauer an – etwa „Herrenschnitt, 30 Minuten".
- Sie hinterlegen Arbeitszeiten, Pausen und, falls gewünscht, welche Person welche Leistung anbietet.
- Kunden wählen auf Ihrer Website Leistung, Tag und freie Uhrzeit und geben Name und Kontakt an.
- Der Termin steht sofort in Ihrem Kalender; Kunde und Betrieb bekommen eine Bestätigung.
- Vor dem Termin geht auf Wunsch eine Erinnerung per E-Mail oder SMS raus.
Was es Ihnen bringt
- Weniger Unterbrechungen: Das Telefon klingelt seltener, während Sie arbeiten.
- Termine rund um die Uhr: auch dann, wenn der Laden zu ist.
- Weniger vergessene Termine: Erinnerungen vor dem Termin können helfen, dass Kunden an ihn denken oder rechtzeitig absagen.
- Überblick: Alle Termine an einer Stelle, auch für mehrere Mitarbeiter.
Wichtig: Nicht jeder Kunde will online buchen. Die Telefonnummer bleibt deshalb sichtbar – die Buchung ist ein zusätzlicher Weg, kein Ersatz.
Eigenes System oder etablierter Anbieter?
Für einen kleinen Betrieb lohnt es sich fast nie, ein eigenes Buchungssystem programmieren zu lassen. Es gibt etablierte Anbieter, die zuverlässig laufen, Erinnerungen verschicken, eine App für den Betrieb haben und einen eigenen Kundendienst. Sinnvoll ist, ein solches System sauber einzurichten und in die eigene Website einzubinden, sodass Kunden nicht das Gefühl haben, auf einer fremden Seite zu landen.
Die Anbieter berechnen in der Regel einen monatlichen Beitrag, der vom Umfang abhängt – etwa von der Zahl der Mitarbeiter oder davon, ob SMS-Erinnerungen dabei sind. Vergleichen Sie vor allem: Kann ich jederzeit kündigen? Kann ich meine Daten mitnehmen? Wo stehen die Server?
Datenschutz: was Sie beachten müssen
Bei jeder Buchung werden personenbezogene Daten verarbeitet – Name, Kontakt, manchmal auch mehr. Einige Punkte gehören deshalb dazu:
- Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung mit dem Anbieter des Buchungssystems. Seriöse Anbieter stellen ihn bereit.
- Ein Abschnitt in Ihrer Datenschutzerklärung, der die Buchung und den Anbieter nennt.
- Nur abfragen, was nötig ist. Für einen Haarschnitt braucht es kein Geburtsdatum.
- Besondere Vorsicht bei Gesundheitsdaten, etwa in Praxen: Was hier abgefragt wird, sollte vorher genau geklärt sein.
Das ist keine Rechtsberatung; im Zweifel klären Sie die Einzelheiten mit einer Beratung oder dem Anbieter.
Vor dem Start
- Leistungen mit realistischer Dauer angelegt
- Arbeitszeiten, Pausen und Urlaub eingetragen
- Pufferzeiten zwischen Terminen eingeplant, wo nötig
- Absageregeln festgelegt und für Kunden sichtbar
- Erinnerungen eingerichtet
- Buchung einmal selbst auf dem Handy ausprobiert
- Auftragsverarbeitung und Datenschutzerklärung erledigt